Door: Ad Blom
Beste lezers,
In mijn eerste artikel is het belang van multiperspectief denken en werken aangestipt. In de rubriek “Practor aan het woord” wil ik graag enkele praktische ervaringen delen m.b.t. innovatieprojecten.
De uitdagingen van innovatiestructuren in de praktijk
In algemene zin is innovatie en continue evaluatie (bijv. onderzoek) essentieel voor groei en ontwikkeling en daarmee voor het voortbestaan van een organisatie. Ook voor een regio is innovatie van belang omwille van zorg en welzijn van burgers. Innovatie en continue evaluatie moeten dan ook deel uit (gaan) maken van de organisatiecultuur. Om deze cultuur effectief te implementeren, is het van cruciaal belang om na te denken over een passende structuur binnen de organisatie (en binnen de regio).
In de praktijk is gebleken dat er diverse factoren basis zijn om succesvol te innoveren:
1. het aansluiten bij de visie, strategie en doelstellingen van de organisatie;
2. het creëren van betrokkenheid bij zowel interne als externe belanghebbenden;
3. het aansluiten bij de cultuur en structuur van een organisatie (of regio) voor wat betreft hun actuele omgang met adoptie, opschaling en implementatie.
De lessen
Een eerste les is dat innovatie en vernieuwing vaak worden geïnitieerd door slechts een kleine groep mensen. Deze pioniers zijn enthousiast over nieuwe concepten, maar het blijkt telkens weer moeilijk te zijn om deze initiatieven te integreren in de bestaande werkprocessen van een grotere groep medewerkers.
Een tweede les is dat onderzoekers, ontwikkelaars en onderwijsinstellingen zich vooral richten op het kennismaken of testen van “de vernieuwing”. Het inbedden in de organisatie en het daadwerkelijk op grotere schaal toepassen wordt onderbelicht. Dit vergt aanzienlijke meer en een wezenlijk andere inspanningen. Als (potentiële) gebruiker is het van belang om bij de ontwikkelaars aan te geven dat zij in de opschaling een plicht hebben. De struikelblokken hierbij kom ik verder in dit stuk op terug.
Een derde les is dat het creëren van een succesvolle innovatiestructuur een specifieke benadering vereist. Op de eerste plaats: Zoals eerder gezegd is het cruciaal om een duidelijke visie, strategie en doelstellingen op innovatie te formuleren die aansluiten bij de organisatie of omgeving. Dit biedt een basis waarop vernieuwing kan gedijen en maakt het mogelijk om de betrokkenheid van alle belanghebbenden te waarborgen. Daarnaast moet er aandacht worden besteed aan het creëren van een cultuur van openheid, samenwerking en experimenteren, zowel binnen de organisatie als in samenwerking met externe partners. Hierbij is mijn advies om als verwachting de inspanning boven het resultaat te plaatsen. Een experiment moet mogen mislukken!
Het betrekken van verschillende belanghebbenden bij de innovatiestructuur is essentieel. Dit omvat niet alleen professionals en leidinggevenden, maar ook externe partijen zoals collega-organisaties, onderzoeksinstituten en overheidsinstanties. Door verschillende perspectieven en expertise samen te brengen, kunnen innovatieve oplossingen worden ontwikkeld en kunnen adoptie en opschaling worden vergemakkelijkt. Hierbij is wat mij betreft een harde voorwaarde dat het perspectief vanuit de medewerker op nummer 1 staat. Zij zijn schaars goed en de sleutel tot succes!
Niet in de laatste plaats: Wat betreft expertise en ondersteuning is het belangrijk om te investeren in de ontwikkeling van vaardigheden en kennis op het gebied van innovatie en implementatie. Dit kan worden bereikt door interne en externe opleidingen aan te bieden die gericht zijn op het stimuleren van creativiteit, probleemoplossend vermogen en verandermanagement. Vergeet de interne opleidingen niet! Ook hier moet de vernieuwing worden ingebed ten gunste van de borging!
De struikelblokken
De grootste struikelblokken voor de implementatie zijn onder te verdelen in drie aspecten: de adoptie door de individuele medewerker, de opschaling uit te voeren door een team en de implementatie van innovaties binnen de (gehele) organisatie.
Voor wat betreft de adoptie door een medewerker komt het vaak voor dat na een succesvolle testfase het proces van opschaling en implementatie moeizaam verloopt of zelfs volledig vastloopt. Dit leidt tot frustratie bij de medewerker en de andere betrokken partijen. Het is opmerkelijk dat zelfs wanneer er enthousiasme is bij de medewerker over een nieuw concept, het uitrollen en implementeren ervan in zijn/ haar werkwijze als tijdrovend wordt ervaren door zowel professional als diens leidinggevende. Dat het extra tijd kost wordt vaak veroorzaakt omdat de huidige werkwijze náást het innovatieve concept blijft bestaan. Het aanpassen van een werkwijze is blijkbaar niet vanzelfsprekend.
Als ik inzoom op het struikelblok bij het team dan komt het vaak voor, dat de duurzame bekostiging onvoldoende of helemaal niet is geregeld. Als een innovatie wordt omarmt en toegepast na een succesvolle pilot, maar de financiering is niet rond omdat de zorgverzekering, zorgkantoor of gemeente de vernieuwing niet heeft opgenomen, dan gaat er ineens veel energie zitten in de vraag wie de vernieuwing gaat betalen en in het maken van een businesscase. Dit komt het implementeren niet ten goede.
Kijk ik vervolgens naar de organisatie dan zijn er veel vragen te beantwoorden. Met als hoofdvraag: Is het nodig en zo ja, hoe is de cultuur voor innovatie zowel binnen als buiten de organisatie te veranderen? Welke vorm past het beste binnen de bestaande structuren? En wat zijn de vernieuwingen waar jullie zorgmedewerker en/of cliënt en/ of de mantelzorger op wacht? Welke praktijkvragen leven er? Welke belanghebbenden (intern en extern) moeten betrokken zijn bij het inrichten van de innovatiestructuur? Wie is er nodig om de praktijkvraag zo duidelijk mogelijk te krijgen en wie zorgt voor draagvlak? Welke expertise en ondersteuning zijn nodig om innovatie te bevorderen? Welke manier van denken past bij de organisatie en welke expertise ontbreekt intern om de praktijkvraag te beantwoorden? Hoe kan de interne en externe opleiding inspelen en aanpassen op deze vernieuwingen? Hoe borg je de nieuwe inzichten vanuit zittende en aankomende professionals?
NB: als het gaat om een praktijkvraag vanuit de zorgvrager die thuis woont, is de professional ook een van de sleutels. Hiervan wordt immers verwacht dat deze kan adviseren en de zorgvrager kan leiden naar de expertise.
Al met al is het implementeren van een effectieve innovatiestructuur in de praktijk een complexe uitdaging. Het vereist niet alleen een solide visie en betrokkenheid, maar ook een focus op adoptie, opschaling en implementatie. Innovatie mag niet door de ‘waan van de dag’ beïnvloed worden en daardoor lager op de urgentieladder belanden. De medewerker en de innovatie als motivator moeten de hoofdrol hebben. Door te investeren in een cultuur van samenwerking, het betrekken van diverse belanghebbenden en het ontwikkelen van de benodigde expertise, kan een organisatie de weg banen voor haar bestaansrecht, succesvolle innovatie en groei naar de steeds weer vernieuwende toekomst.
In een volgende rubriek zal ik ingaan op de zorgmedewerker. Deze is ‘24 karaats goud’.